online personeelsplanning


“Het gemak en overzicht was een verademing!”

“BNR Nieuwsradio werkte met een roostersheet in Excel. Alleen de sheet kon niet aangepast worden en meegroeien in de functionaliteiten, in dezelfde vaart als BNR aan het groeien was. Wij kregen toen de beschikking over een nieuw, online, roostersysteem; Tactiplan. Hierin konden we zelf de functies aanmaken en bepalen, alle parameters zelf invoeren en zo een basisrooster maken wat voldeed aan onze behoefte.
Het gemak en overzicht waarmee het rooster gemaakt, gewijzigd en bekeken kan worden was een verademing!

In de twee jaar dat ik bij BNR werk en met Tactiplan, is de redactie, en de wensen en behoeftes wat betreft het roosteren, hard gegroeid. Tactiplan groeit daarin mee. Zeker in een mediabedrijf zijn de roosterfunctionaliteiten en wensen zeer complex. Gelukkig is er altijd tijd en ruimte voor overleg, en aanpassingen worden snel gemaakt waar nodig. Naast het rooster zijn er de geïntegreerde functionaliteiten als verlof, ziekte en urenregistratie, die de redactionele roosteradministratie vergemakkelijken.”
Martje Schoemaker, BNR Nieuwsradio
 

“Het is een gebruiksvriendelijk programma, zowel voor de roostermakers als voor het personeel.”

“Voorheen maakte wij de roosters in excel, dit was best wel foutgevoelig. Vooral omdat wij een redelijk groot team hebben en ik altijd een vrij aanvraag map erbij moest pakken voordat ik een rooster kon maken. Nu in tactiplan zijn de verlof aanvragen al verwerkt en zie je in één oogopslag wie er beschikbaar zijn en wie niet. Ook werkt tactiplan met basisroosters, dit is voor onze organisatie ideaal. Je maakt een basisrooster en met een druk op de knop importeer je die naar de nieuwe week. Zo hoef je alleen maar steeds aanpassingen te maken, dat scheelt veel tijd.
De medewerkers van tactiplan zijn goed te bereiken en kunnen je vragen goed beantwoorden. Ook gaan ze mee met de ontwikkelingen binnen onze organisatie en denken hierbij mee over hoe zij deze in tactiplan kunnen vorm geven. Zo kunnen we inmiddels ook per dag zien hoeveel kinderen er op de groep komen en wat de bezetting hiervoor moet zijn. Wij zijn als organisatie erg blij met tactiplan, het is een gebruiksvriendelijk programma, zowel voor de roostermakers als voor het personeel.”
Manon van Bever, De Kikkerkoning kinderopvang
 

“Uren declareren is nog nooit zo gemakkelijk en snel gedaan als nu.”

“Tactiplan is een overzichtelijk programma en hulpmiddel om het rooster te plannen. Gebruiksgemak staat hierin vooraan, voor de planners maar ook voor de werknemers. Uren declareren is nog nooit zo gemakkelijk en snel gedaan als nu.
Mochten er vragen of opmerkingen zijn dan staan de medewerkers van Tactiplan voor je klaar. Er wordt snel naar een oplossing gezocht om het gebruikersgemak te verhogen. Je wordt keurig te woord gestaan en geholpen. Tactiplan denkt mee in de setting waarvoor je het programma gebruikt. ”
Jos Mooren, Huys Waerenberg
 

“Het roosteren is een stuk eenvoudiger geworden.”

“Het gebruik van TactiPlan volgde op de periode dat we de roosters in Excel maakten. Dat werkte prima, totdat er per ongeluk een fout in een formule was geslopen en we moesten constateren, dat het geen waterdicht systeem was. Sinds we TactiPlan gebruiken is het roosteren een stuk eenvoudiger geworden.

Alle medewerkers kunnen inloggen in TactiPlan en kunnen het rooster online volgen. Wat we ook als een groot voordeel beschouwen is dat de medewerkers nu altijd op de hoogte zijn van de status van het aangevraagde verlof. Geen mailtjes, of verlofbriefjes meer, alles staat online. Wanneer een medewerker verlof aanvraagt ziet deze meteen hoeveel uur het kost en hoeveel verlof hij of zij nog beschikbaar heeft.

We zijn klein begonnen met TactiPlan, eerst alleen de zwembaden en het klimpark. Inmiddels werkt het hele bedrijf met TactiPlan; voor elke afdeling hebben we een op maat gemaakt pakket gekregen. Zo gebruiken we bijvoorbeeld voor het kantoorpersoneel alleen de modules tijdschrijven en verlof, terwijl we op andere afdelingen de hele roostermodule gebruiken.

Met TactiPlan kunnen we meer managementinformatie uit ons rooster halen, via de tool rapportages kun je elke gewenste taak uitdiepen. Hoeveel uur per week, per maand of per persoon hebben we besteed aan die specifieke taak.

De helpdesk van TactiPlan werkt geweldig, ze reageren snel, denken mee en samen komen we altijd tot een oplossing.”
Neeltje Heijstek, Alkmaar Sport
 

“Tactiplan neemt echt werk uit handen”

“Sinds wij Tactiplan gebruiken, heb ik het gevoel dat we de personeelsplanning onder controle hebben. Een belangrijke stap, niet alleen voor degene die de planning doet, maar vooral ook voor de medewerkers. Tactiplan zorgt voor een duidelijk overzicht en is gebruiksvriendelijk. De medewerker vraagt zelf via het programma zijn verlof aan, fantastisch. Je kan er meteen mee aan de slag. In samenwerking met de helpdesk kom je snel tot de meest efficiënte manier om met het programma om te gaan. Tactiplan neemt echt werk uit handen, en dat is een heilig doel voor elke ondernemer.”
Remy Von Schükkmann, Kinderopvang Huisje Boompje Beestje
 

“En ja Tactiplan had het allemaal voor ons!”

“Bij ons werkte elke afdeling met een eigen rooster, de een gemaakt in Word en de ander in Excel. Urenbriefjes moesten allemaal handmatig afgetekend worden en de administratie verwerkte vervolgens alles weer in een ander systeem. Heel omslachtig allemaal en echt ‘vooroorlogs’… ;)

Wij zijn eerst met de afdeling klantenservice Tactiplan gaan testen. Voldoet het aan onze eisen? Heeft het de functionaliteiten die we willen? Kunnen we per afdeling een werkbaar rooster maken? Krijgen we duidelijke overzichten met verlof en plus- en minuren? Ga zo maar door. En ja Tactiplan had het allemaal voor ons! En missen we toch nog wat? Dan wordt er erg met je meegedacht, vaak kon en kan het zo toegevoegd of aangepast worden. Vooral voor de afdeling ‘zwembaden’ was het erg belangrijk om een makkelijk en overzichtelijk rooster te hebben. Je hebt daar met veel medewerkers en vele soorten disciplines en taken te maken. En ook voor de medewerker is het super handig, op elk moment en waar dan ook kunnen ze hun rooster inzien en zelf hun gewerkte uren invullen.

Uiteindelijk werken we er nu bedrijfsbreed mee en is iedereen zeer tevreden over het systeem! Het is tevens een enorme tijdsbesparing. Zowel voor de medewerkers, de roostermaker als voor de administratie. Waar je voorheen eerst verlofstaten e.d. moest opvragen, kan je dat nu met een druk op de knop zien. De service is ook op en top! Als er iets is dan wordt er snel gereageerd en gehandeld. Echt super!”
Angela de Vries, Sportbedrijf Lelystad
 

“Een enorme tijdsbesparing!”

“Momenteel roosteren wij ruim 100 medewerkers in via Tactiplan. Voorheen maakten wij gebruik van een eigen roosterprogramma in Excel en moesten wij de medewerkers via telefoon en email benaderen wat zeer veel tijd in beslag nam. Het voordeel van Tactiplan is dat de medewerkers zelf hun beschikbaarheid, verlof etc. kunnen invullen en iedereen thuis of op zijn werk kan inzien wanneer en waar hij/zij is ingezet. Het voordeel voor de planner is dat hij op een snelle manier kan zien waar gaten ontstaan en actueel inzicht heeft wie beschikbaar is. De nieuwe email functie in Tactiplan werkt uitstekend bij medewerkers die niet dagelijks hun rooster bekijken, het geeft de planner de mogelijkheid om op een makkelijke manier deze medewerkers het weekrooster toe te sturen.

Een enorme tijdsbesparing!

Verder mijn complimenten voor de helpdesk, die is razend snel met het beantwoorden van vragen en het zoeken naar oplossingen.”
Ron Spithoven, Facilitair bedrijf Wageningen UR
 

“De helpdesk is geweldig.”

“Het maken van roosters van personeelsleden werd voorheen uitgevoerd door de manager. In Excel had ik een eigen programmaatje gemaakt die de uren per dag en per week bij elkaar optelde. We hadden een eigen systeem, dat op zich goed werkte. De vervanging werd geregeld door één persoon, alleen was er altijd de angst dat wanneer zij plotseling niet zou kunnen werken, niemand wist hoe het verder moest. Het werd nodig tijd dat wij binnen onze organisatie zouden moeten automatiseren aangaande het roosteren.

Ons oog viel op Tactiplan en we gingen het uitproberen. Het was eerst even puzzelen hoe het werkte, maar door de gebruikersvriendelijkheid ging dat vrij vlot. De helpdesk is geweldig en denkt mee over aanpassingen die voor ons werk handig zouden zijn. We hebben een half jaar met twee systemen gewerkt, het oude (excel) en Tactiplan ernaast. Sinds januari 2014 werken we alleen nog maar met Tactiplan en het gaat goed. Het is een andere manier van roosteren en vervangen. Het voordeel is dat iedereen thuis zijn/haar verlof kan aanvragen en overal het online kan inzien, wie er wanneer werkt. We hebben op het zwembad nog wel een map waar van de lopende week de papieren versie in zit (handig om snel te pakken). Ook zijn de verlof- en ziekte dagen gekoppeld aan het rooster en tevens de urenregistratie en salarisadministratie. Binnen onze organisatie werken 3 personen in Tactiplan en hebben daarin een duidelijke taakverdeling gemaakt. De werknemers hebben alleen kijkrecht in het programma d.m.v. hun eigen wachtwoord.

We hebben een paar ochtenden belegd waarin we het personeel de werking van Tactiplan hebben uitgelegd en hoe ze er mee konden “werken”. In de praktijk blijkt dan dat er nog dingen zijn die iets inzichtelijker kunnen en daar wordt door Tactiplan over meegedacht en meegewerkt.

Wij zijn erg tevreden en vinden het de investering en moeite zeker waard!”
G. Huisman, zwembad “De Beemden”
 

“Het gaat eigenlijk min of meer vanzelf.”

“Door het invoeren van een nieuw rooster kwam een rooster voor de hele organisatie ter discussie te staan en besloten wij alleen voor de FrontOffice een rooster in te voeren. Gevolg is dat het sowieso al efficiënter is geworden, maar de manier van invoeren is zoveel handiger dan in ons oude roosterprogramma dat ik daarvoor alleen al de vlag uithang. Nadat wij een tweetal sessies hadden gehad met Sofios werd het rooster ingeregeld en kreeg ik een instructie van twee pagina’s. Tot mijn stomme verbazing was dit ook inderdaad genoeg. Het programma is zo doordacht dat het eigenlijk min of meer vanzelf gaat. Ik had een paar vragen dus stuurde ik een mail voor uitleg. Binnen een half uur had ik mijn antwoord en zo gaat het eigenlijk altijd. Als je ergens tegenaan loopt wordt je direct ondersteund en dat werkt erg prettig.
Kort en goed, ik ben heel erg tevreden over dit rooster en zeker ook over de support van Sofios.”
Loes Schellekens, Stichting Bibliotheek Velsen